사임하는 임원에게 도장·인감증명서, 이렇게 안내하세요 — 초보 담당자를 위한 안내 멘트와 체크리스트
사임하는 임원에게 도장·인감증명서, 이렇게 안내하세요 — 초보 담당자를 위한 안내 멘트와 체크리스트
이 글은 "임원 사임/변경 등기 실무" 시리즈 다섯 번째 글입니다. 등기 기한과 과태료가 궁금하다면 임원이 사임했는데 신입인 제가 뭐부터 해야 하나요? 편을, 사임서 자체를 어떻게 받아야 하는지는 임원 사임서, 이렇게 받아야 등기소에서 안 튕깁니다 편을 먼저 보시는 걸 추천드립니다.
"인감증명서까지 챙겨야 한다고요?"
사임서 양식은 어찌어찌 구해서 사임하시는 이사님께 서명까지 받았습니다. 그런데 법무사 사무실에 연락했더니 "인감증명서도 같이 받아주셔야 해요"라는 말을 듣고 다시 막막해졌습니다.
제가 실제로 맡았던 사례를 하나 말씀드리면 — 입사 3개월 차 신입 총무 담당자가 사임하는 임원(대표이사와 사이가 틀어져 급하게 사임한 케이스)에게 인감증명서를 요청해야 하는데, 어떻게 말을 꺼내야 할지 몰라 이사님께 문자 하나 보내는 데도 반나절을 고민했다고 하더군요. 인감증명서와 인감도장은 민감한 개인서류라 처음에 놓치면 다시 받기가 여간 까다로운 것이 아닙니다. 마지막까지 한번 더 체크하시는 것을 추천드립니다. "나는 주라는 데로 서류 다 줬다 왜 더 달라고 하느냐"라고 따지면 처음부터 모든 설명을 다시 해야 하고 그 설명을 듣고 흔쾌히 발급해 주면 고맙지만, 안 그럴 경우 정말 난감한 상황이 됩니다
임원 사임은 회사 입장에서는 "절차"지만, 사임하는 당사자 입장에서는 회사를 나가는 마당에 인감도장까지 찍어주고 개인정보가 담긴 인감증명서까지 내줘야 하는 일입니다. 게다가 사이가 안 좋게 헤어지는 경우라면 더더욱 협조를 구하기가 쉽지 않죠. 그래서 이 단계에서 담당자가 어떻게 안내하느냐가 실무 진행 속도를 크게 좌우합니다.
왜 인감증명서까지 필요한가요
임원 사임등기를 하려면 등기소에 "이 사람이 진짜 본인 의사로 사임했다"는 걸 증명해야 합니다. 그 증명 수단이 바로 사임서에 찍힌 인감(도장)과, 그 인감이 본인 것이 맞다는 걸 관공서가 확인해주는 인감증명서입니다.
제 경험상 일반적으로는 아래와 같이 안내하지만, 정확한 기준은 제가 실제 업무에서 확인한 최신 내용으로 채워 넣겠습니다.
일반적으로 실무에서는 다음 두 가지 방식 중 하나로 진행합니다.
- 인감증명서 방식: 사임하는 임원이 개인 인감도장을 사임서에 날인하고, 발급받은 인감증명서 원본을 함께 제출
- 본인서명사실확인서 방식: 인감도장 대신 자필 서명을 하고, 주민센터에서 발급받는 본인서명사실확인서(또는 전자본인서명확인서)로 대체
두 방식 중 어느 쪽으로 안내할지는 담당 법무사 사무실의 실무 기준과 등기소 관할에 따라 달라질 수 있으니, 반드시 진행 전에 법무사 사무실에 어느 서류로 받을지 먼저 확인하는 걸 추천합니다. 제가 실제로 선호하는 방식은 인감증명서 방식입니다. 나중에도 문제가 되지 않습니다. 본인사실확인서 방식은 서명이기 때문에 나중에 위조에 대한 문제가 발생할 수 있습니다. 하지만, 도장은 오랜 역사를 가지고 있기 때문에 자세히 보면 조금씩 다릅니다. 그래서 구별하기가 쉽죠.
사임하는 임원에게 이렇게 안내하세요
막상 전화나 메시지로 인감증명서를 요청하려니 무슨 말부터 해야 할지 막막하실 텐데요, 아래 멘트를 그대로 참고하셔도 됩니다.
안내 멘트 예시 (문자/메일용)
안녕하세요, [이사님/전무님] 성함. [회사명] 총무팀 [담당자명]입니다. 사임 처리와 관련하여 등기 절차 진행을 위해 아래 서류를 부탁드리려고 연락드립니다.
- 사임서 1부 (개인 인감도장 날인)
- 인감증명서 1부 (발급일로부터 3개월 이내, 용도란에 "법인 임원 사임등기용"으로 기재 요청)
- 신분증 사본 1부
직접 방문이 어려우시면 우편이나 퀵으로도 접수 가능합니다. 번거로우시겠지만 [기한]까지 회신 부탁드립니다. 문의사항 있으시면 언제든 연락 주세요.
실제로 사이가 좋지 않은 상태에서 사임하는 임원에게 연락할 때는 톤을 더 정중하게, 그리고 연락 경로(누가 먼저 연락할지 — 대표이사가 먼저 언질을 주는 게 나은지, 담당자가 바로 연락해도 되는지)를 대표님과 먼저 조율하시는 걸 권합니다.
안내 시 미리 챙겨야 할 정보
멘트를 보내기 전에 아래 정보부터 확인해두면 두 번 연락하는 일을 줄일 수 있습니다.
- 사임하는 임원의 현재 연락처(문자/메일이 잘 닿는 채널)가 맞는지
- 우편으로 받을 경우 정확한 수령 주소와 받는 사람
- 회사 쪽에서 요구하는 인감증명서 용도 기재 문구(등기소·법무사 사무실마다 요구가 다를 수 있음)
- 서류 제출 기한 — 사임일로부터 등기 기한(통상 2주)을 역산해서 여유 있게 잡기
셀프로 진행 가능한 부분 / 법무사가 필요한 부분
담당자가 직접 해도 되는 일
- 사임하는 임원에게 필요 서류 안내하고 받는 것
- 받은 서류가 위 체크리스트 항목을 다 갖췄는지 1차 확인
- 서류를 법무사 사무실에 전달하고 진행 상황 확인
법무사에게 맡기는 게 안전한 일
- 인감증명서 vs 본인서명사실확인서 중 어느 쪽으로 받아야 하는지 최종 판단
- 사임서 문구와 인감이 등기소 요구사항에 맞는지 검토
- 해외 체류 중이거나 연락이 어려운 임원의 경우 대체 절차(재외공관 확인서 등) 안내
[담당자가 직접 서류를 다 받았는데도 등기소에서 반려되는 경우가 종종 있는데, 제가 실제로 봤던 반려 사유 중 가장 흔한 것은 도장이 뭉개지거나 흐린 경우입니다 두 번 찍어도 상관없으니 옆에 다시 한번 정확하게 날인하시는 것을 추천드립니다.
체크리스트
- 사임서 (개인 인감 날인 또는 자필 서명)
- 인감증명서 원본 (발급일로부터 3개월 이내) 또는 본인서명사실확인서
- 신분증 사본
- 인감증명서 용도란 기재 문구 사전 확인
- 서류 수령 방법(방문/우편/퀵) 및 주소 확인
- 제출 기한 명확히 안내 (등기 기한 역산)
- 받은 서류 1차 확인 후 법무사 사무실 전달
한 줄 조언
인감도장은 재산이 많은 사람들이 특히 조심하는 서류중에 하나입니다. 인감도장을 잘못날인했다가 엄청난 손해를 볼 수 도 있기 때문이죠 그래서 재력가들은 인감도장을 맡기려 하지 않습니다 그러니 도장을 찍을 때 서류를 완성해서 보내주시고 꼭 선명하게 찍어달라고 부탁하시기 바랍니다.